Smarta kassaregister för moderna småföretagare

Att ha ett kassaregister är en självklarhet för alla som tar betalt med kontanter eller kort. Syftet är att all försäljning ska registreras korrekt, så att man kan följa upp och redovisa gentemot skattemyndigheten. Det kan uppfattas som ett nödvändigt ont, men som tur är finns det moderna system som gör det mycket lättare att hantera kravet.

Kassaregister: Vad och varför?

Huvudregeln för företag som tar emot betalningar direkt över disk är att försäljningen ska registreras i ett kassaregister som anmälts till Skatteverket. Syftet är att alla transaktioner ska registreras på ett spårbart sätt.

Ett kassaregister kan vara en kassaapparat, en kassaterminal eller ett digitalt system i till exempel en surfplatta eller någon annan variant av mindre terminal. För att det ska vara godkänt behöver det också vara kopplat till ett kontrollsystem. Detta har till uppgift att lagra all köpinformation på ett sätt som gör att uppgifterna inte kan ändras i efterhand. Det är en säkerhetsfunktion som visar att registreringen gjorts på ett korrekt sätt.

Mobila och molnbaserade lösningar

Alla som har varit med ett tag vet hur gamla tiders kassaapparater såg ut. Det fanns inte så många tillverkare så det var ingen större skillnad på dem. Men det var då det. Nuförtiden finns det många varianter och ofta används det mobila lösningar som integrerar kassa och terminal i en och samma enhet.

Den stora fördelen med detta är att systemet kan drivas trådlöst, med lång batteritid och möjlighet till mobil uppkoppling. Det gör att man kan bedriva försäljning var man än är, till exempel på marknader, event eller på andra ställen där det är viktigt med flexibilitet.

En annan fördel är att registreringen sker i ett molnbaserat system. Det innebär att informationen sparas automatiskt och går att komma åt även om enheten skulle gå sönder eller försvinna. Att alla rapporter, artikelregister och inställningar kan hanteras via inloggning på webben gör dessutom att verksamhetens ägare kan följa försäljningen på distans.

Smidiga funktioner

Dagens kassaregister kan göra mycket mer än att bara registrera betalningar. I de modernaste systemen kan man koppla ihop kassaregistret med bokföringen, så att alla försäljningsrapporter förs över till det program som används för redovisningen, helt automatiskt. Det kan spara in många timmar av manuella sammanställningar och minskar samtidigt risken för fel som kan uppkomma vid överföringen av siffror. Dessutom kan det gå att integrera lösningar för fakturering av återkommande kunder.

Något annat som blir allt vanligare är digitala kvitton, som skickas digitalt eller med e-post. Det betyder att det inte behöver skriva ut lika många papperskvitton. Det finns även system som hanterar presentkort och artikelregister, där produkter kan läggas in och priser kan hållas uppdaterade. När kassaregistret anpassas efter olika behov på detta sätt blir det ett smart verktyg som kan underlätta mycket i vardagen.

Kvitton, dagrapporter och journalminne

Kvittohanteringen är viktig, oavsett om den är fysisk eller digital, eftersom den visar vad genomförda köp avsett och vilka belopp som tagits emot. Det ska dessutom tas fram en så kallad Z-dagrapport för varje försäljningsdag. Den ska sammanfatta dagens registrerade försäljning och användas som underlag för redovisningen.

I moderna system lagras all information om registrerade försäljningar i kassaregistrets journalminne. Detta kan sedan laddas ned för att utgöra underlag vid exempelvis interna uppföljningar eller andra kontroller.

Ändringarna i Skatteverkets föreskrifter från 1 oktober 2025

Den 1 oktober 2025 trädde två förenklingar i kraft som påverkar användningen av kassaregister. Den första innebär att man som företagare inte längre behöver anmäla registreringsenheter som tillhör ens kunder, under förutsättning att man redan har anmält minst en annan enhet som använder samma kassaregisterprogram och kontrollenhet. Tidigare behövde man anmäla även enskilda enheter som tillfälligt eller indirekt kopplats till systemet. Genom förändringen minskar den här typen av hantering och det blir enklare att arbeta med flera enheter inom samma system.

Den andra förändringen gäller kravet på särskilda ID-skyltar som tidigare skulle sättas på alla registreringsenheter och kontrollenheter. I och med att apparaterna har blivit allt mindre i storlek har det varit svårt att få plats med detta. Samtidigt har nyttan av märkningen minskat. Därför har detta krav nu tagits bort.

Att välja kassaregister efter behov

När man väljer kassaregister bör man alltid utgå från hur ens verksamhet fungerar i praktiken. Om man, till exempel, arbetar på flera olika platser eller behöver kunna ta betalt i rörelse är det bästa alternativet vanligen en mobil lösning med integrerad kassa och terminal. Det är smidigt eftersom man kan ta betalt där kunden är.

Om man istället bedriver en verksamhet där det genomförs många transaktioner per timme, kan det vara bra att ha en enhet som har större skärm och lättmanövrerade knappar. Det underlättar registreringen och gör att personalen alltid har god överblick.

Arbetar man med återkommande administrativa moment, som rapportering och redovisning, kan det vara smart att ha ett system som kan integreras med det bokföringsprogram som används. Annat som kan behövas är stöd för exempelvis artikelregister, presentkort eller hantering av tjänster av olika prisnivå.

Innan man bestämmer sig för ett system kan det vara smart att kartlägga vad som sker vid ett vanligt kundmöte, var och hur betalningen sker samt vilka funktioner som skulle innebära förenklingar.